Jak zarządzać kosztami w projekcie?

Zdaję sobie sprawę, że doświadczeni praktycy mają własne spostrzeżenia i wypracowane wzorce postępowania ale może ten tekst zainspiruje ich do ponownego przemyślenia swojego postępowania, co ujawni niespodziewane skojarzenia przyczynowo-skutkowe i stworzy ciekawe pomysły na zmianę powszechnie stosowanej ale obecnie „niedoskonałej” – delikatnie mówiąc – praktyki budowlanej. Poniższa praca ze względu na swą treść poruszającą kwestie podstawowe, kierowana jest do odbiorcy startującego w karierze „PM – projektów inwestycyjnych” oraz do studentów, którym przemyślenia doświadczonego praktyka mogą pomóc w przyszłej pracy zawodowej.

Założenia

Rozważania będą prowadzone w sferze ograniczonej poniższymi założeniami:

1. Projekt Inwestycyjny
2. Branża budowlana
3. Rozważane są dwa budżety; budżet inwestora lub budżet wykonawcy
4. Kontrakty są podstawą działań Wykonawcy

Co to jest „budżet”?

BUDŻET – zestawienie, plan dochodów i wydatków na przyszłe okresy (miesiąc, kwartał, rok) – Encyklopedia PWN

Każdy potencjalny Inwestor stoi na straży funduszy, których zamierza użyć dla zrealizowania swojego zamysłu inwestycyjnego, dlatego strona kosztowa projektu wzbudza najwięcej emocji. Jednym z ważniejszych obowiązków wielu menedżerów projektu jest tworzenie i przestrzeganie budżetu projektu. Ze względu na grożące w przypadku przekroczenia budżetu, poważne konsekwencje dla Klienta oraz Realizatora Projektu a w konsekwencji dla PM, należy dołożyć szczególnej dbałości przy konstruowaniu budżetu przedsięwzięcia. Budżetowanie może okazać się mniej lub bardziej skuteczne w zależności od zastosowanych metod i technik oraz możliwości pozyskania informacji o kosztach oraz sposobach finansowania.

Na budżet projektu po stronie kosztów najczęściej składają się pozycje:

• bezpośrednie koszty pracy – wynagrodzenie pracowników [oraz koszt pracy swojego sprzętu] zaangażowanych w realizację projektu (stawka godzinowa(motogodzina)/pensja miesięczna pomnożona przez czas spędzony przy realizacji projektu)
• koszty ogólne – wydatki ponoszone w związku z obsługą organizacji w jakiej funkcjonują pracownicy [sprzęt] zaangażowani w realizację projektu oraz obsługą usług zewnętrznych
• koszty dodatkowe – koszt najęcia usług zewnętrznych
• koszt utytych materiałów – wydatki na zakup materiałów [urządzeń] niezbędnych do realizacji projektu.

Różnorodność budżetów

Dość powszechnie, szczególnie w dużych przedsiębiorstwach stosowane jest budżetowanie w oparciu o pełny rachunek kosztów polegający na przyporządkowaniu kosztów pośrednich kluczem procentowym. Tak skonstruowana strona kosztów obarczona jest dużym błędem skutkującym możliwością poniesienia „klęski” na konkurencyjnym rynku.
Finansowanie projektu czyli określenie wysokości dostępnych środków finansowych przeznaczonych na realizację projektu [źródel kapitalu] w perspektywie czasu [plan finansowania] jest kluczem do zakończenia przedsięwzięcia powodzeniem.

W procesie inwestycyjnym zazwyczaj powstaje kilka budżetów o różnym stopniu dokładności pozwalającym podejmować decyzje strategiczne.

Budżet wstępny – powstaje w momencie rodzenia się pomysłu na przedsięwzięcie i najczęściej składa się z prostych deklaracji:

• posiadamy środki własne w wysokości X
• podobne Inwestycje kosztowały około Y
• posiadamy zdolność kredytową to na różnicę Y-X zaciągniemy kredyt

Budżet do koncepcji przedsięwzięcia – powstaje na bazie koncepcji stworzonej przez projektanta:

• podstawą do wyliczenia kosztów są wydawnictwa podające średnie krajowe ceny elementów zblokowanych (przy inwestycjach nietypowych lub przy zastosowaniu nowoczesnych technologii – brak materiału porównawczego – możliwy jest duży błąd przy szacowaniu)
• w zakresie finansowania inwestycji uwzględnia się czynnik czasu i związane z tym koszty obsługi finansowej inwestycji.

Często spotykanym błędem wśród Inwestorów jest zatrudnianie projektantów do szacowania kosztów. Projektant twórca koncepcji nie jest osobą bezstronną. Forsując swoją koncepcję przedsięwzięcia używa zazwyczaj budżetu jako narzędzia do zrealizowania swoich wizji i osiągnięcia korzyści dla siebie [niechęć do analizy wielowariantowej -zwiększony nakład pracy przy tworzeniu kolejnych wariantów – wynik analizy finansowej może spowodować że, prace projektowe trzeba będzie zaczynać od początku] me zawsze najlepiej służąc Inwestorowi. Na tym etapie powinien wkroczyć – zostać zaangażowany PM. Jako osoba niezależna od projektanta PM może zweryfikować założenia koncepcji projektowej i wymusić optymalizację pod względem finansowym i funkcjonalnym.

Budżet kosztów ofertowych – powstaje na bazie ofert otrzymanych od usługodawców i dostawców:

• oferty usługodawców i dostawców [często po kilka z jednego zakresu -umożliwia to wybór najlepszej oferty i przyjęcie jej do budżetu]
• wyceny własne kosztów – szczegółowe kalkulacje kosztów sporządzone na podstawie norm i cen jednostkowych [również ofert z cenami jednostkowymi]
• w zakresie finansowania inwestycji analizuje się możliwości jak najkorzystniejszego pozyskania środków z obcych źródeł [np. oferty banków]

Budżet kontraktowy – powstaje po negocjacjach cenowych lub przetargach na bazie ostatecznych cen zawartych w podpisanych kontraktach:

• ceny kontraktowe zapisane w umowach z wykonawcami i dostawcami
• ustalone finansowanie inwestycji oraz podpisane umowy kredytowe z bankami.

Gdy budżet kontraktowy zostaje skierowany do realizacji staje się budżetem realizacyjnym, który czasami podlega zmianom w czasie realizowania inwestycji.

Jeżeli przy konstruowaniu budżetu Inwestora przyjmiemy jako element stały – narzucony – jeden ze sposobów finansowania inwestycji to otrzymamy wynik po stronie kosztów obarczony będzie efektami oddziaływania sposobu finansowania na koszty. Konsekwencje najczęściej stosowanych sposobów finansowania:

• kredyt bankowy:
  • Inwestor ponosi koszty obsługi kredytu
  • część środków własnych musi przeznaczyć na inwestycje ale może zadysponować na inne cele nadwyżkę środków własnych
  • Inwestor może wynegocjować korzystniejsze ceny mając zagwarantowane przez bank środki finansowe
  • najczęściej płatność realizowana jest po wykonaniu etapu prac, krótkie terminy płatności zmniejszają zaangażowanie środków Wykonawców co umożliwia wynegocjowanie niższych cen
  • brak zaliczek zniechęca dostawców do udzielania wysokich rabatów
• środki własne:
  • nieograniczone możliwości podejmowania finansowych decyzji przez Inwestora
  • bardzo dobra pozycja przy negocjacjach cenowych – możliwość systematycznego likwidowania narzutów i zabezpieczeń stosowanych przez Wykonawcę przez deklarację „ja płacę natychmiast”
  • możliwość udzielania zaliczek i przedpłat wpływa na wysokość otrzymanych rabatów
  • Inwestor ponosi zwiększone ryzyko ze względu na źle ulokowane zaliczki i przedpłaty (np. dostawca nie zrealizuje zamówienia)
  • Inwestor angażując swoje środki ponosi stratę przez to, że nie przynoszą mu one ewentualnych zysków (np. z lokat bankowych)
• środki Wykonawcy ze spłatą długoterminową po wykonaniu inwestycji:
  • wybór Wykonawcy ograniczony – mała grupa wykonawców jest w stanie przejąć na siebie finansowanie inwestycji ze środków obrotowych
  • Wykonawca występuje w roli monopolisty dyktując często zawyżoną cenę nieuzasadnioną kosztami obsługi finansowania
  • jedyny plus dla Inwestora to możliwość zrealizowania inwestycji w terminie gdy nie dysponuje wystarczającymi środkami finansowymi
  • Wykonawca wiele ryzykuje bo w przypadku niewypłacalności Inwestora pozostanie z niechcianą inwestycją z której może nigdy nie odzyskać wszystkich zaangażowanych środków
  • plus dla Wykonawcy – ma zagwarantowany wysoko dochodowy przerób

Oczywiście zachodzą wszelkie możliwe mieszane sposoby finansowania w kombinacjach między sobą i z innymi wyżej nie wymienionymi.

Zasady płatności

Budżet Wykonawcy będzie uzależniony od założeń przyjętych w budżecie Inwestora. Aby budżet Wykonawcy był realistyczny musi uwzględniać konsekwencje przyjętych zasad płatności:

• zaliczki i przedpłaty – dają komfort pełnej płynności płatniczej oraz płynności dostaw co minimalizuje przestoje i umożliwia pracę z maksymalną efektywnością a w efekcie maksymalizuje zysk
• płatność po wykonaniu etapu – przy założeniu krótkich czasowo etapów angażuje środki własne Wykonawcy w niewielkim stopniu, umożliwia wywiązanie się z przedłużonych płatności u dostawców i utrzymanie się bez zbyt dużego wysiłku w harmonogramie inwestycji; zmniejsza ryzyko Wykonawcy co do otrzymania zapłaty za wykonane prace: stabilny systematyczny zysk i możliwość korzystania z niego
• płatność po zakończeniu inwestycji – zaangażowanie środków własnych Wykonawcy bardzo wysokie, połączone z wysokim ryzykiem przedsięwzięcia, zagrożone odzyskanie środków zaangażowanych i niepewność osiągnięcia zysku

Oczywiście zachodzą wszelkie możliwe mieszane sposoby płatności w kombinacjach między sobą i z innymi wyżej nie wymienionymi. Funkcjonuje na rynku jeszcze jedna zasada płatności przez Inwestorów a mianowicie taka: zrealizuję inwestycję częściowo za środki wykonawców -„przymusowych sponsorów”. Inwestor z pełną świadomością zakłada sfinansowanie części inwestycji przez nie podejrzewających niczego wykonawców. Aby to zrealizować używa nieuczciwych metod gry rynkowej stojących na granicy legalności lub wręcz metod przestępczych. Niestety na rynku polskim tą metodę stosują nawet bardzo znane firmy, czując pełną bezkarność przy dzisiejszych uregulowaniach prawnych i niesprawnym sądownictwie oraz przy istniejącym rynku „Inwestora”.

Prawdopodobnie po wejściu Polski do Unii Europejskiej zaczną i u nas obowiązywać wypracowane w Europie przez wieki, zdrowe zasady gwarantujące równość stron kontraktów. Ważną rolę w Unii Europejskiej w normalizacji stosunków Inwestor-Wykonawca pełnią banki, które udzielając gwarancji bankowych obu stronom kontraktu pilnują aby kontrakty były spisane z poszanowaniem równoprawności stron. W Polsce przyjęte jest, że gwarancji bankowych żąda się tylko od Wykonawcy a Inwestor nie musi wykazać się gwarancjami wypłacalności. Rynek gdzie występuje tak olbrzymia nadwyżka sił wykonawczych i duże bezrobocie nie jest w stanie sam się uregulować i wyczyścić. Dlatego uważam, że konieczna jest ingerencja ustawodawcza.

Rola banków w przedsięwzięciach budowlanych jest nie do przecenienia. Wielu klęsk przedsięwzięć można by uniknąć gdyby banki w Polsce chciały się zaangażować jako trzecia strona kontraktów. Niestety banki w Polsce działalność budowlaną uważają jako działalność o podwyższonym ryzyku i jedyną ich reakcją na ten fakt jest zawyżanie zabezpieczeń przy udzielaniu kredytów.