Jaka jest rola sponsora w projekcie?

Kim tak naprawdę jest Sponsor w projekcie i jaką rolę odgrywa?

Definicja sponsora w projekcie

Zarówno w polskim, jak i w angielskim języku, definicja Sponsora brzmi mniej więcej: ‘osoba, która płaci’. Tymczasem w projekcie Sponsor może decydować o przeznaczeniu funduszy na projekt, ale (uwaga) niekoniecznie! A jeśli nawet w naszym projekcie Sponsor jednocześnie płaci za projekt, to nie ta cecha asygnuje go na tak ważną osobę dla Kierownika Projektu.

W project managemencie Sponsor to jednostka (osoba, grupa, a nawet i organizacja), która zamawia u nas projekt. Sponsorem projektów często bywa reprezentant biznesu, zarząd, jednostka odpowiadająca w organizacji za strategię, bądź wybrany program. Sponsor to często właściciel pomysłu na Twój projekt. Ktoś, kto zauważył potrzebę wykonania pewnego zadania i potrzebuje kogoś kto ten pomysł zrealizuje.

W ten sposób Sponsor staje się dla Ciebie głównym wsparciem w organizacji a jednocześnie i skarbnicą wiedzy o projekcie. To Jemu będzie zależało na tym by projekt się udał. To on pomoże Ci zaadresować wiele problemów w organizacji. Sponsor będzie łącznikiem między Tobą i zespołem projektowym a całą resztą regularnego biznesu odbywającego się na co dzień w firmie. Uwierz mi, nie przeceniam Jego roli…

Za co odpowiada Sponsor?

Jako swoisty łącznik między Tobą a biznesem, Sponsor będzie Cię wspierał w tak istotnych przedsięwzięciach jak:

• Ustalenie składu Komitetu Sterującego, czyli ciała decyzyjnego w projekcie
• Zidentyfikowanie osób, specjalistów, zespołów, które będą wiedziały najwięcej o zagadnieniu Twojego projektu i prawdopodobnie docelowo stworzą zespół projektowy
• Uzyskanie przychylności jednostek mających w organizacji największy wpływ na Twój projekt
• Upewnienie się, że projekt, którym zarządzasz jest ważny dla managementu najwyższego szczebla w organizacji
• Zdobycie funduszy i zasobów niezbędnych do prowadzenia projektu
• zapewnienie, że informacje o zmieniającym się otoczeniu projektu, warunkach, wymaganiach i strategii firmy na bieżąco napływają do zespołu projektowego
• I wiele innych problemów, którym będziesz musiał stawić czoła jako Project Manager

Chyba już nie masz wątpliwości, że ze Sponsorem lepiej nie zadzierać?

Relacje sponsora i kierownika projektu

Przede wszystkim poczucie, że masz wszystko pod kontrolą i na bieżąco informujesz Go o istotnych dla projektu kwestiach. Oczywiście, by taka sytuacja miała miejsce na początku projektu powinieneś dokładnie poznać swojego Sponsora, wiedzieć co uważa za najważniejsze w projekcie, jakie ma preferencje co do zakresu decyzji, w które ma być włączany oraz co do decyzji, w których zostawia Ci wolną rękę. Załóżmy, że Twój projekt zacznie się opóźniać. Jaką podejmiesz decyzję? Poprosisz członków zespołu by zostali w nadgodzinach, upewniając się, że projekt będzie postępował zgodnie z planem? Czy może poinformujesz Komitet Sterujący o opóźnieniu w realizacji planu? Warto wiedzieć co wolałby Sponsor projektu. Takich decyzji jest w projektach wiele i nie po to nim zarządzamy by o każdą błahostkę pytać Sponsora. Rozmowa na temat priorytetów w projekcie ułatwiłaby podejmowanie takich decyzji. Wyobraź sobie również komfort z jakim zarządzasz projektem gdy wiesz, że Sponsor w pełni Ci ufa, nie musisz konsultować z nim każdej najmniejszej decyzji, a potem nie będziesz musiał tłumaczyć się z każdego kroku w projekcie. Uwierz mi – ogromny komfort!

Niestety, jednocześnie mam złą wiadomość: o ten komfort wcale nie jest łatwo…
A to dlatego, że najczęściej zaczynając projekt wiesz o nim o wiele mniej od swojego Sponsora. To Sponsor doskonale zna i rozumie cel biznesowy. Ha! Często sam ten cel sformułował. A to oznacza dla Ciebie następujący zestaw faktów:
•    Sponsor prawdopodobnie jest specjalistą w dziedzinie, której dotyczy projekt
•    Możliwe, że projekt dotyczy jedynej dziedziny, na której Sponsor się zna. Robi na niej karierę w organizacji. To jest Jego przysłowiowy konik i nikt nie wie więcej na ten temat niż on sam.
•    Sponsor ma w głowie już swój własny plan co do sposobu w jaki projekt powinien być wykonany i plan ten, płynąc z jednej głowy, nie uwzględnia wielu zależności, okoliczności, czy też ograniczeń, które prawdopodobnie wypłyną podczas planowania projektu z całym zespołem
Któryś z czynników powyżej wystąpi na pewno już na początku projektu. Każdy z nich sprawi, że Sponsor nie będzie Ci ufał. Uzna Cię za kogoś, kto ma zrealizować Jego pomysł nie posiadając wystarczającej wiedzy (czyli takiej jak on).  Co więcej, wyobraź sobie reakcję Sponsora gdy po przeprowadzeniu burzy mózgów z zespołem ustalicie, że najlepiej będzie wykonać projekt w inny sposób niż zaplanował sam Sponsor…  Tak, trochę tu demonizuję, ale te reakcje występują w realnym świecie. Często po prostu nie widać ich gołym okiem. Jednak gdy wyczujesz je jako Project Manager, od razu będziesz wiedział jak taką sytuacją zarządzać. Na przykład w sytuacji, w której zespół projektowy wypracował inny plan na dostarczenie końcowego produktu projektu, zorganizuj spotkanie samego zespołu razem ze Sponsorem i na spokojnie, krok po kroku wyłóżcie mu kolejne rozwiązania i argumenty za nimi przemawiające. Nie rób tego na większym forum, w ten sposób Sponsor może odebrać to jako podważenie jego opinii. Jeśli przekonasz do swojego planu Sponsora, masz już 80% szans, że zatwierdzi go Twój Komitet Sterujący.

Oczywiście, ile projektów, tyle scenariuszy. Może też być tak, że Sponsor odda Ci projekt i uznając, że już się ktoś nim zajmuje, skreśli go z listy swoich priorytetów i kompletnie przestanie się nim interesować, prawdopodobnie planując rozliczenie Cię z projektu na sam jego koniec. My, PMy nie możemy dopuścić do takiej sytuacji. Niewątpliwie trzeba tutaj wykazać się sporą charyzmą, uporem, zawziętością. Kierownik Projektu dość często musi przysłowiowo ‘wejść oknem jeśli nie da się drzwiami’. Co powinno pomóc uniknąć takiej postawy Sponsora? Wystarczy, że zaczynając projekt jasno określimy role poszczególnych osób, również Sponsora. Informacje te zostaną udokumentowane a nawet zaprezentowane przed Komitetem Sterującym, a w ten sposób szybko staną się wiążące. Pamiętaj, że to Ty jesteś odpowiedzialny za Projekt jako całokształt. Odpowiadasz za zbudowanie odpowiedniej struktury, organizacji na czas projektu, za zbudowanie zespołu, za stworzenie planu, za komunikowanie, za sukces projektu. Jednocześnie odpowiadasz za to by właściwe osoby podejmowały decyzje w projekcie.

Zdarzało mi się pracować z różnymi Sponsorami. Byli tacy, którzy wystawiali mnie na próbę. Twierdzili, że nie znam się na dziedzinie, w której prowadzę projekt, a potem zlecali małe zadanka by sprawdzić jak sobie poradzę. Z czasem przekonali się, że potrafię dotrzeć do każdej informacji. Przyznam, że nie było łatwo. Gdy kończyłam jeden z projektów usłyszałam od swojego szefa, że moim największym sukcesem był fakt, iż nawiązałam dobre relacje z dwiema Paniami pełniącymi rolę Sponsora w moim projekcie. Był to sukces, ponieważ Panie nie przepadały za Project Managerami. I muszę przyznać, że mnie również na początku przetestowały na wiele sposobów, postawiły w kilku trudnych sytuacjach.

Project Manager pracuje w różnych organizacjach, a w tych organizacjach i ich działach panuje swoista kultura, odmienne zasady. Najważniejsze dla nas PMów to pamiętać jaka jest nasza rola, jasno komunikować ją wszystkim i tego się trzymać. Jednej ze wspomnianych wyżej Pań zdarzyło się pewnego razu na telekonferencji zapomnieć, że również w niej uczestniczę. Wypowiadając się na temat innego Kierownika Projektu skomentowała: ,… She is stupid… As all project managers are’. W tym spotkaniu wirtualnym brał udział również mój szef, Program Manager. Oczywiście dość szybko Pani Sponsor zorientowała się jaką popełniła gafę. Na końcu przeprosiła wszystkich za swoje słowa. Jednak wrażenie zostało. Wiedziałam co myśli o Project Managerach: była zawiedziona, że nie są specjalistami i nie wykonują prac projektowych sami, w zamian – potrzebują do tego zespołu.  Jak już wcześniej wspomniałam, nasze relacje znacznie się polepszyły po pewnym czasie. Ten proces kosztował mnie wiele asertywności. Musiałam robić dokładnie to co należy do mojej roli i na każdym kroku udowadniać, że robię to doskonale. W innym przypadku groziło mi zostanie sekretarką Pani Sponsor.

Zarządzałam również projektem, w którym Sponsor podjął szereg złych decyzji, widocznych dla mnie od początku. Projekt był bardzo ważny dla strategii firmy, polityczny, wymagał wiele dyplomacji. Polegał na zamknięciu jednego z działów firmy w zachodniej części Europy i otwarciu tegoż działu w Polsce. Jak już się zapewne zorientowaliście, jedni tracili pracę po to, by inni mogli zostać zatrudnieni. Szybko zrozumiałam, że moje główne zadanie w projekcie to wprowadzenie jak najwięcej dyplomacji  i właściwych zachowań. Musiałam mocno hamować zachowania po stronie Sponsora przyjmującego funkcję, uświadamiać managerów, że ludzie po drugiej stronie tracą pracę, że ten projekt dla durgiej strony oznacza coś innego. Oczywiście druga strona była równie trudna do zarządzania, rzucała wiele kłód pod nóg by projekt nie mógł zakończyć się sukcesem. Praca nad projektem wymagała wzajemnego zaufania, co szybko okazało się niemożliwe. Dużą rolę odegrała tutaj postawa Sponsora z Polski: brak zrozumienia drugiej strony, wrogie nastawienie od samego początku projektu, podejrzliwość wobec drugiej strony… Ten projekt prawie się nie udał. Sponsor swoją postawą tak bardzo zepsuł relacje w projekcie, że współpraca między stronami praktycznie nie istniała. Doszło do tego, że gdy projekt zupełnie się nie udawał, Sponsor po polskiej stronie postanowił uznać go za porażkę, oczywiście obwiniając drugą stronę. Taka odpowiedź nie była możliwa do zaakceptowania dla nikogo. Na projekt wydano do tej pory za dużo pieniędzy. Zmieniono Sponsora po polskiej stronie, tzn. zmieniono kompletnie dział, do którego miała zostać przeniesiona dana funkcja. Nowy Sponsor zastosował podejście pokojowe, skłonne do negocjacji. Nie był to środek zaradczy, który natychmiastowo zadziałał na drugą, bardzo wrogo nastawioną stronę, ale udało się. Z półrocznym opóźnieniem zakończyliśmy projekt. Nauczył mnie jak moderować trudne spotkania, jak negocjować, jak ‘sprzedawać’ pewne rozwiązania by tworzyć sytuację win-win w projekcie. Nauczył mnie również, że jako Project Manager nie zmienię kultury organizacyjnej i sposobu myślenia w całej firmie. Muszę zarządzać tym, czym mogę i trzymać stery mocno w swoich rękach!

Podsumowanie roli Sponsora Projektu

1. Upewnij się, że wiesz kto jest Sponsorem Twojego projektu (pracę często zleca nam pośrednio szef Biura Projektów i wtedy może to nie być oczywiste)
2. Zbuduj dobre relacje ze Sponsorem na początku projektu.
3. Zrozum, który cel projektu jest najważniejszy dla Sponsora, co Sponsor zyska gdy projekt się zakończy.
4. Zdobądź zaufanie Sponsora.
5. Ustal jasne zasady co do stopnia zaangażowania Sponsora w projekt.
6. W trakcie trwania projektu na bieżąco informuj Sponsora o postępach prac, pojawiających się problemach, ryzykach, czy zmianach, które planujesz przedyskutować na większym forum.
7. Na koniec projektu upewnij się, że Twój Sponsor zaakceptował dostarczony produkt, usługę i uznaje status projektu za zamknięty.

To tyle z najważniejszych lekcji, których osobiście doświadczyłam w projektach a propos roli Sponsora