Rozkład kosztów podczas cyklu życia projektu
We wcześniejszym artykule wyjaśniłem czym są fazy projektu. Jednak każdy projekt ma swój własny cykl niezależnie od swojego typu (czy to jest projekt informatyczny, budowlany, artystyczny czy inny). Cykl życia projektu składa się z następujących elementów:
- rozpoczęcie projektu;
- organizacja i przygotowanie;
- wykonywanie prac oraz;
- zakończenie projektu.
| POZIOM TRUDNOŚCI: |
|
Koszty pracy podczas cyklu życia projektu
Najważniejszy czynnik, który wiąże się z cyklem życia projektu to oczywiście koszt. Pierwszy z nich odnosi się do pracy w projekcie oraz zaangażowania pracowników. Wzrasta on wraz z czasem podczas realizacji projektu. Jest największy podczas wykonywania prac w projekcie, gdyż jest to czas na zaangażowanie zasobów ludzkich, rzeczowych jak również finansowych. Wykorzystujemy wtedy również przyznany budżet. Koszt spada w momencie zakończenia projektu, gdy wcześniej wspomniane zasoby nie są już dłużej wykorzystywane.
Na wykresie powyżej widać trzy główne kamienie milowe w cyklu. Jest to karta projektu (Project Charter), o której pisałem we wcześniejszym artykule. W tym momencie następuje zgoda na zaangażowanie większej ilości zasobów na planowanie projektu, co jest odzwierciedlone na wykresie. Drugi kamień przedstawia Plan Zarządzania Projektem (Project Management Plan), który zaakceptowany umożliwia wydatkowanie zaplanowanego w nim budżetu oraz pozwala na wykonywanie pracy w projekcie. Trzecim punktem kontrolnym jest zaakceptowanie produktów projektu. Po tym kroku następuje zmniejszenie pracy w projekcie (widoczne na wykresie) i po archiwizacji dokumentów kończy się całe przedsięwzięcie.
Koszty zmiany podczas cyklu życia projektu
Drugim kosztem związanym z cyklem życia projektu jest koszt przeprowadzenia zmiany. Na początku projektu mamy o nim niewielką wiedzę, jest dużo niewiadomych oraz jeszcze niezidentyfikowane ryzyka. Paradoksalnie to właśnie na początku cyklu PM ma najważniejsze decyzje do podjęcia w ramach całego projektu. Wraz z upływem czasu i odpowiednim planowaniem oraz różnymi analizami (np. analiza interesariuszy, ryzyka), nasza wiedza poszerza się. Wraz z nią zmniejsza się niepewność w projekcie, panujemy nad ryzykami.
Zupełnie odwrotnie jest z kosztem przeprowadzenia zmiany. Na początku projektu jest on relatywnie niski (praktycznie zerowy przed i w trakcie fazy planowania, czyli przed określeniem ostatecznego zakresu projektu), wraz z upływem czasu zwiększa się a pod koniec projektu jest najwyższy. Aby wyeliminować niebezpieczeństwo ciągłej zmiany w projekcie można wprowadzić dokument zwany Change Request (żądanie zmiany). Dzięki niemu zwiększamy barierę wystąpienia zmiany w projekcie.
Podsumowując, jednym z ważniejszych ryzyk w projektach jest ryzyko tzw. pływającego zakresu polegającego na ciągłej zmianie w określeniu produktu końcowego projektu. Aby zapobiec temu niebezpieczeństwu można zwiększyć barierę wystąpienia zmiany poprzez wprowadzenie formalnego dokumentu, który by zgłaszał potrzebę modyfikacji zakresu, nie tylko określając nową funkcjonalność produktu, ale także wskazując jak ona wpłynie na całość projektu pod względem budżetu oraz harmonogramu. Warto jednak zwrócić uwagę, że zjawisko pełzającego zakresu występuje głównie w projektach kaskadowych. Eliminowane jest natomiast w projektach zwinnych poprzez bliską współpracę z klientem oraz szybkie wydawanie nowych wersji produktów,
