Metody zarządzania ryzykiem w projektach
Aby nie zaczynać tego artykułu od kolejnej, nudnej, akademickiej definicji czym jest ryzyko i dlaczego to takie ważne, posłużymy się dla odmiany pewnym cytatem Winstona Churchila. Brzmi o następująco:
„Zamiast się martwić na zapas, powinniśmy na zapas myśleć i planować”
Te słowa to kwintesencja zarządzania ryzykiem, które występuje w każdej sytuacji w naszym życiu, a w szczególności właśnie w projektach. Nie ma szans na całkowite wyeliminowanie ryzyk w projekcie, ale odpowiednio wczesne ich wykrycie, przemyślenie i zaplanowanie konkretnych działań pozwoli na lepsze wykorzystanie nadarzających się szans oraz zminimalizowanie skutków zagrożeń gdy takowe się pojawią. Warto tutaj też przypomnieć, że ryzyko nie jest tylko sytuacją negatywną, zagrożeniem, ryzyko to także prawdopodobieństwo wystąpienia szansy, która przyniesie dodatkowe, nieplanowane korzyści.
Zarządzanie ryzykiem w PRINCE2
Metodyka zarządzania projektami PRINCE 2 składa się z tak zwanych tematów, procesów oraz pryncypiów. Zarządzanie ryzykiem ujęto w jednym z tematów, czyli aspektów zarządzania projektem, którymi należy zajmować się stale i które wymagają określonego traktowania, aby procesy PRINCE 2 były skuteczne. Bazuje ono na pryncypiach Management of Risk (MoR), jest udokumentowane w Strategii Zarządzania Ryzykiem, a poszczególne ryzyka uchwycone są w Rejestrze Ryzyk.
W procedurze zarządzania ryzykiem według PRINCE2 wyróżniamy 5 kroków:
- Identyfikuj – wykrycie i spisanie w Rejestrze Ryzyk wszystkich szans i zagrożeń jakie mogą mieć wpływ na określone cele projektu. Opis ryzyka oparty powinien być o schemat: Przyczyna – Zdarzenie – Skutek.
- Oceniaj – analiza wymienionych ryzyk, w tym kroku oceniane jest prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyk, bliskość ich potencjalnego zmaterializowania się oraz wpływ na cele projektu. Ryzyka nanosi się na tzw. sumaryczny profil ryzyka pokazany poniżej.
- Planuj – aby zminimalizować zagrożenia i zwiększyć szanse, w tym kroku przygotowywane są konkretne reakcje zarządzcze na ryzyka, dokonuje się wyboru, rekomendacji jednej reakcji na jedno ryzyko.
- Wdrażaj – wcielenie w życie, realizacja konkretnych działań. Właścicielem i wykonawcą reakcj na ryzyko w PRINCE2 na tym etapie jest Kierownik Projektu.
- Komunikuj – komunikacja powinna następować ciągle, w całej procedurze zarządzania ryzykiem, jej sposób i zakres natomiast zależy od występujących w projekcie interesariuszy.
Zarządzanie ryzykiem w PMBoK Guide 5th
Stanowi ono jeden z 9 obszarów wiedzy w PMBoK-u, pozostałe osiem to zarządzanie integracją, zakresem, czaem, kosztami, jakością, zasobami ludzkimi, komunikacją, zaopatrzeniem. Zarządzaniu ryzykiem poświęcone zostało 6 procesów tej metodyki.
- Zaplanowanie zarządzania ryzykiem – proces zdefiniowania sposobów zarządzania ryzkiem, konkretnych metod i narzędzi jakie będą użyte
- Identyfikowanie ryzyka – proces, którego celem jest określenie ryzyk wpływających na projekt
- Przeprowadzenie jakościowej analizy ryzyka – w tym procesie następuje priorytetyzacja ryzyk oraz wybór, którymi z nich warto dalej się zajmować
- Przeprowadzenie ilościowej analizy ryzyka – liczbowa analiza ryzyk opisanych w poprzednim procesie
- Zaplanowanie reakcji na ryzyko – przygotowanie określonych działań w przypadku pojawienia się danego ryzyka oraz przypisanie osób odpowiedzialnych za ich wykonanie
- Monitorowanie i kontrola ryzyk
PMBoK wskazuje także konkretne techniki, narzędzia zarządzania ryzykiem takie jak: diagram Ishikawy, macierz ryzyka, burze mózgów do identyfikacji ryzyka, struktura podziału ryzyka, pieniężna wartość oczekiwana, drzewo decyzyjne. Szczegóły dotyczące tych technik znajdziecie w odrębnych artykułach podlinkowanych wyżej.
