Zarządzanie projektami w pigułce

W poprzednim artykule pt. Podstawy zarządzania projektami przedstawiliśmy samą istotę projektów, definicję zarządzania projektami, podstawowe pojęcia, takie jak PM (Kierownik Projektu), czy zespół projektowy. Pora podejść do zagadnienia bardziej kompleksowo. W tym tekście zaprezentuję Wam projekty w pigułce, abyście poczuli, jak to działa. Wiedza ta będzie w przyszłości stopniowo poszerzana o inne zagadnienia związane z zarządzaniem projektami.

POZIOM TRUDNOŚCI:

Co to jest projekt?

Wiemy już co to jest zarządzanie projektami ale co to jest projekt? Każda metodyka definiuje projekt na własny sposób. Jednak można wyróżnić kilka jego wspólnych cech:

• jest to tymczasowa organizacja (zwana zespołem projektowym),
• wytwarzająca unikalny w skali organizacji rezultat,
• który ma spełniać założone cele biznesowe,
• w konkretnym przedziale czasowym.

Innymi słowy robimy coś, z kimś, w jakimś celu, na kiedyś. Aby określić wszystkie wyżej przedstawione założenia projektu, należy na początku dobrze go rozpisać. W metodykach służą do tego różne narzędzia. Opisowi konkretnych technik projektowych poświęcę osobny artykuł. Na razie wystarczy wiedzieć, że rozpisanie projektu następuje w fazie inicjacji projektu. Środowisko projektu można podzielić na kilka faz. Najbardziej intuicyjny podział wygląda następująco:

• faza inicjacji projektu,
• faza planowania,
• faza realizacji,
• faza zakończenia/zamykania projektu.

Podział ten jest przedstawiony w Project Management Body of Knowledge (PMBoK) – metodyce opisanej przez Project Management Institute (PMI). Co kryje się pod tymi pojęciami?

Faza inicjacji projektu

W tej fazie wyłania się pomysł na projekt. Kiedy można nazwać pomysł projektem? Jeżeli jest on zgodny z określoną definicją projektu w organizacji i dostarcza rezultat z określonym uzasadnieniem biznesowymi zgodnym z celami strategicznymi organizacji. Wszystkie parametry określa się w tzw. Karcie Projektu, (Project Charter wg. PMBoK, ) której zaakceptowanie stanowi autoryzację projektu w organizacji oraz pozwala na zagospodarowanie zasobów do bardziej szczegółowego planowania przedsięwzięcia.

Faza planowania

Po akceptacji dokumentu inicjującego projekt możemy przejść do jego planowania. Na tym etapie trzeba dokładnie zdekomponować projekt w czterech jego głównych obszarach tzn.:

• zakresu (scope),
• czasu (time),
• kosztów (cost),
• jakości (quality).

Po określeniu każdego obszaru powstaje kompleksowy plan projektu złożony z planów bazowych, do których będziemy się odnosić w kolejnej fazie.

Faza realizacji

Kiedy posiadamy już plan, nie pozostaje nam nic innego jak działać według niego. Jako Kierownik Projektu musimy koordynować pracę zespołu, monitorować zgodność prac z planami bazowymi, prowadzić plany bieżące, aktualizować rejestry, monitorować odchylenia i odpowiednio wcześnie reagować na ryzyka projektowe. Należy pamiętać o cyklicznym raportowaniu swoich postępów w projekcie do władz organizacji lub Komitetu Sterującego. Jeżeli pojawi się poważne ryzyko, albo przekroczymy swoje tolerancje w obszarach zarządczych, należy to odpowiednio zanotować w raportach nadzwyczajnych. Po wykonaniu wszystkich prac oraz produktów, możemy przejść do ostatniej fazy.

Faza zakończenia/zamykania projektu

Ta faza składa się z dwóch najważniejszych czynności. Pierwsza – jest to raport końcowy z projektu (określony w PMBoK jako dokumentacja zamykania projektu albo fazy – Project or phase closure documents). Określa się w nim produkty końcowe oraz osiągnięcie założonych celów. Drugim, bardzo ważnym elementem jest spisanie tzw. lekcji projektowych – lessons learned. To one powinny być głównym produktem zarządzania projektami w organizacji.

Oskar Kurlanc