Podstawy zarządzania projektami

Zarządzanie projektami to dziedzina, która w ciągu ostatnich 20 lat przeżywa prawdziwy boom. Na rynku jest coraz większe zapotrzebowanie na wykwalifikowanych specjalistów, powstają dziesiątki publikacji, inicjowane są szkolenia z przeróżnych metodyk, a ostatnimi czasy na rynku pojawiły się nawet kierunki studiów związane z tą dziedziną wiedzy. W tym artykule chciałbym wprowadzić Was w temat zarządzania projektami na poziomie podstawowym.

POZIOM TRUDNOŚCI:

Czym jest zarządzanie projektami?

Potrzebujesz krótkiej i zrozumiałem definicji zarządzania projektami? Oto ona:

„Zarządzanie projektami to zestaw aktywności zamkniętych w konkretnych ramach czasowych mających na celu dowiezienie konkretnego produktu w określonym terminie.”

Oczywiście z powyższym można się kłócić, bo przecież ile ludzi tyle definicji, ale nie jest to miejsce na tego typu spory. Na razie spróbujmy opanować podstawy.

Co może być projektem? Praktycznie wszystko:

• budowa autostrady,
• organizacja koncertu,
• zrobienie śniadania,
• wymiana opony.

Weźmy na przykład jakąś prostą funkcjonalność na serwisie internetowym – formularz zapisu na newsletter pojawiający się na Twoim ekranie, kiedy próbujesz opuścić jakąś stronę internetową. Ktoś wcześniej musiał wpaść na ten pomysł, a następnie uruchomić całe flow projektowe, żeby ten pomysł wcielić w życie.

Jak wygląda flow projektowe?

To zależy od rozmiaru organizacji, jej doświadczeń oraz, przede wszystkim, od zakresu projektu. Prawdopodobnie w pierwszej kolejności ktoś zgłasza projekt do rozpatrzenia przez dowództwo organizacji. Szefostwo analizuje go i podejmuje decyzję, czy jest wart wdrożenia. Temat trafia do Project Managera, który zaczyna organizować prace. W pierwszej kolejności pozyskuje ludzi, a następnie dzieli między nich obowiązki. Po rozpoczęciu prac PM przechodzi w tryb kontroli i regularnie odpytuje zespół, na jakim jest etapie, czego mu potrzeba i czy ma jakieś problemy. Potem odbywają się testy gotowego rozwiązania, a na końcu ma miejsce jego wdrożenie. Całość może się zamknąć np. w 3 tygodniach. To właśnie jest projekt, a działania podejmowane przez PM’a (Project Managera) można ubrać w ładny i popularny termin „zarządzanie projektami”.

PM i zespół

W poprzednim akapicie wprowadziłem kilka nowych terminów. Omówimy je sobie teraz nieco dokładniej, tak żebyś lepiej zrozumiał/a istotę zarządzania projektami.

Project manager – Project manager to nieodłączny element procesu projektowego. Projekt bez PM’a to jak stado owiec bez pasterza… Ale poetycko! A tak na serio to dużo w tym prawdy, bo to na barkach PM’a spoczywa odpowiedzialność za dowiezienie produktu projektu na czas. To on zgarnia baty, ale i chwałę, jeśli projekt zakończy się sukcesem.

Project manager nadzoruje każdy z etapów projektu. Na początku zbiera wymagania (np. formularz ma być różowy i składać się z dwóch pól – na adres e-mail i imię), potem omawia je z zespołem (czy są wykonalne i w jakim przedziale czasowym, a więc ile realnie będą kosztowały), a następnie inicjuje i pilotuje prace. PM regularnie weryfikuje, czy zespół nie odbiega od wyznaczonego celu, czy wyrabia się w czasie. Odpowiada za komunikację w zespole, usuwa kłody spod nóg jego członków. Jest takim dobrym duszkiem, który bardziej skupia się na organizacji pracy w projekcie, a mniej na tym, czy to, co ten projekt ma dowieźć ma sens (za to odpowiada inicjator projektu – strona biznesowa).

Oczywiście rola i obowiązki PM’a mogą się bardzo różnić w zależności od organizacji, w której pracuje. W mniejszych agencjach PM zajmuje się praktycznie wszystkim. Często wśród swoich umiejętności, poza doskonałą organizacją pracy, znajomością metodyk i wiedzą na temat zarządzania zespołem musi wiedzieć, jak makietować aplikacje, znać się na SEO, czy formatach reklamowych. W dużych korporacjach rola PM’a jest bardziej zawężana – skupia się wokół zarządzania czasem, ludźmi, budżetem, komunikacją, ryzykiem i tryliardem innych aspektów projektu. Tak właśnie PM’a definiuje metodyka Prince2, która mówi bardzo wyraźnie – nie musisz być ekspertem od mostów, żeby prowadzić projekty z nimi związane. Będą z Tobą pracować ludzie, którzy są ekspertami w swoich obszarach i to z ich wiedzy będziesz korzystał.

Zespół – Podstawowy element każdego projektu to ekipa ludzi, którzy będą pracowali nad jego końcowym efektem. Kształt i rozmiar tego zespołu będzie się różnił w zależności od rozmiaru projektu, deadline’ów czy tematyki/obszaru, których ten projekt dotyczy. W projektach webowych wyróżniamy kilka podstawowych ról projektowych:

• PM – zarządza procesem projektowym,
• właściciel produktu – pilnuje, żeby wypracowane rozwiązanie spełniało oczekiwania strony biznesowej,
• projektant/specjalista UX – makietuje serwis www/aplikację mobilną, skupia się na funkcjonalności końcowego produktu,
• grafik – koloruje makiety przygotowane przez projektanta, skupia się na stronie wizualnej (kolorach, grubościach linii, wykorzystanych obrazach),
• programista – odpowiada za działanie poszczególnych elementów serwisu/aplikacji,
• webmaster (w przypadku projektów WWW) – buduje strukturę serwisu,
• tester – weryfikuje, czy produkt działa prawidłowo na różnych przeglądarkach i systemach operacyjnych.

Poza powyższymi rolami w projekcie mogą pojawiać się również inne postacie, np. ScrumMaster, analityk biznesowy, czy ktoś z działu sprzedaży. Na tym etapie nie będziemy jednak komplikowali tematu, zwłaszcza, że tych dodatkowych interesariuszy może być bardzo wielu.

Zaczynamy prace w projekcie! Chwila! A co z metodyką?

Pisząc o zarządzaniu projektami nie sposób nie wspomnieć o metodykach. Na pewno słyszałeś takie hasła jak PRINCE2, PMBOK, SCRUM, czy Agile PM. Co oznaczają te terminy? Każdy z nich to nazwa innej metodyki zarządzania projektami.

„No dobrze, ale po co mi jakaś metodyka? Przecież wiem, co mam zrobić, mam do tego ludzi, możemy od razu zabrać się do pracy.”

Tak. I nie :)

Organizacje, które muszą wdrożyć jakąś zmianę i wydać na to wdrożenie kilka/kilkanaście/kilkaset tysięcy/milionów (wybierz dowolną kombinację) złotych wolą pracować w oparciu o utarte i sprawdzone schematy zachowań w projektach – metodyki. Dzięki zastosowaniu metodyk mogą wzmocnić kontrolę procesu projektowego. Upraszczając – wiedzą lepiej na jakim etapie jest wydawanie ich pieniędzy i czy w ogóle ich wystarczy, żeby dokończyć projekt.

Porównanie samych metodyk zarządzania projektami to temat na osobny artykuł. Ciekawostką jest fakt, że wszystkie te metodyki bardzo się od siebie różnią, ale jednocześnie, na jakimś podstawowym poziomie, są bardzo podobne. Wszystkie wywodzą się z tego samego źródła – chęci lepszej kontroli procesu produkcyjnego. Na tym etapie ważne jest żeby wiedzieć, że metodyki w ogóle istnieją i nie jesteś skazany/a na odkrywanie Ameryki na nowo – wystarczy zaadoptować (uwzględniając branżę, w której pracujesz oraz kształt, cele i rozmiar swojej organizacji) jedną z już istniejących.

Podsumowanie

Głównym celem tego artykułu było wprowadzenie do tematu zarządzania projektami. Chciałem omówić na bardzo wysokim poziomie podstawowe koncepcje (czym jest projekt, role w zespole projektowym, metodyki), tak żeby łatwiej było Ci przyswoić kolejne teksty w tym dziale.