Podsumowanie projektu – Ćwiczenie z karteczkami Post It

Twój manager/szef/dyrektor podchodzi do Ciebie i gratuluje Ci dowiezienie projektu na czas. Kiedy wydawało Ci się, że temat masz już z głowy rzuca na odchodne: „Dobra robota, tylko machnij jeszcze podsumowanie projektu z całym zespołem i wyniki zaprezentuj na następnym posiedzeniu zarządu.” W tym artykule zaprezentujemy przydatne narzędzie, które ułatwi Ci „wyciąganie” feedbacku od członków zespołu i uatrakcyjni spotkanie podsumowujące projekt.

POZIOM TRUDNOŚCI:

Zaczynamy!

W pierwszej kolejności zrób zakupy w sklepie papierniczym. Wykorzystaj poniższą listę:

• bloczek dużych żółtych karteczek Post It,
• dwa bloczki małych karteczek Post It – jeden zielony, drugi czerwony,
• długopisy (po 1 dla każdego członka zespołu),
• czarny flamaster,
• kilka kartek A2,
• taśma klejąca.

Kolory karteczek i flamastra są arbitralne – możecie je zmieniać w zależności od dostępności powyższych zasobów w firmie lub sklepie.

Cały proces można podzielić na 5 kroków.

1. Przygotuj plac zabaw:

• a) Zbierz wszystkich w jednej sali.
• b) Rozdaj każdemu 5 dużych żółtych Post Itów, 3 małe zielone i 3 małe czerwone Post Ity oraz długopis.
• c) Połącz kilka kartek A2 za pomocą taśmy. Ilość złączonych kartek zależy od długości i stopnia skomplikowania projektu. Im dłuższy/trudniejszy tym więcej kartek spinamy. Na start proponuję 2 – 3 kartki.
• d) Narysuj na kartkach linię czasu i oznacz daty poszczególnych etapów (np. „12.02 – Koniec sprintu nr 2”).

4. Poproś każdą osobę o wypisanie na dużych Post Itach po 1 istotnym dla niej temacie/osobie/wydarzeniu w projekcie. Karteczki powinny zostać przyklejone w odpowiednim miejscu na osi czasu (nie ze wszystkimi się to uda). Kilka przykładów z naszych projektów:

• a) „Janek Kowalski [programista] – Dobra robota!”
• b) „Odejście z zespołu Product Ownera w połowie projektu.”
• c) „Testy wydajnościowe, które pozwoliły wykryć 2 krytyczne błędy w budowie bazy danych.”
• d) „Szkoda, że siedzieliśmy w innych pomieszczeniach.”

5. Pogrupuj karteczki w kupki – kilka osób mogło wspomnieć o tej samej sprawie, tylko w innych słowach.

6. Teraz niech każdy z członków zespołu porozkleja swoje zielone i czerwone karteczki. Te pierwsze traktujemy jako wyrażanie aprobaty, te drugie jako ekspresję niezadowolenia. Dana osoba może do danego wydarzenia przykleić maksymalnie jedną zieloną lub czerwoną karteczkę.

W efekcie powstaje lista najważniejszych z punktu widzenia zespołu tematów w projekcie wraz z informacją o ich ważności (im więcej zielonych i czerwonych karteczek przy danym temacie, tym jest on istotniejszy). PM rozpoczyna na podstawie tej listy dyskusję i spisuje wnioski oraz uwagi. W ciągu godziny powstaje naprawdę solidna porcja materiałów do podsumowania projektu. Co więcej lista ta pochodzi z bezpośrednich konsultacji z zespołem, a to ma ogromne znaczenie dla dowodzących firmą.

Metoda ta jest znacznie skuteczniejsza niż proszenie o feedback od pracowników w mailu albo wypytywanie ich po kolei na grupowym spotkaniu.

Zady i walety podejścia karteczkowego

Zaletą opisanego podejścia jest to, że zespół nie musi się specjalnie przygotowywać do takiego spotkania (zakładając, że odbywa się ono w przeciągu 1 – 3 tygodni od daty zakończenia prac w projekcie).

Powyższa metoda ułatwia też wypowiedź mniej odważnym członkom zespołu – najpierw wypisują swoje uwagi na karteczkach, a dopiero potem – wyciągnięci do tablicy – odpowiadają na bardziej szczegółowe pytania.

Największą jednak zaletą – przynajmniej z naszej perspektywy – jest to, że podejście to pozwala bardzo szybko wyłapać te najjaskrawsze problemy/osiągnięcia w projekcie i dowiedzieć się, jak na te tematy patrzyła każda indywidualna jednostka. Taka wiedza wzmacnia kompetencje project managera, zarówno te twarde – będzie wiedział, czego unikać/co powtarzać w projektach w przyszłości – jak i miękkie – pozyska wiedzę o tym, co i jak działa na poszczególnych pracowników w firmie.

Do minusów ćwiczenia z karteczkami należy zaliczyć to, że nie daje ono 100% pewności poruszenia wszystkich istotnych tematów w projekcie. Część z nich bowiem mogło umknąć uwadze zespołu i jeśli project manager nie prowadził w trakcie trwania projektu dziennika, sprawy te mogą zaginąć bezpowrotnie.

Zachęcamy do wykorzystania tego podejścia do podsumowań projektów w Waszych organizacjach i podzielenia się swoimi refleksjami.