Zarządzanie projektami w pigułce

Zarządzanie projektami w pigułce

0 2825
podstawy zarządzania projektami

W poprzednim artykule pt. Podstawy zarządzania projektami przedstawiliśmy samą istotę projektów, definicję zarządzania projektami, podstawowe pojęcia, takie jak PM (Kierownik Projektu), czy zespół projektowy. Pora podejść do zagadnienia bardziej kompleksowo. W tym tekście zaprezentuję Wam projekty w pigułce, abyście poczuli, jak to działa. Wiedza ta będzie w przyszłości stopniowo poszerzana o inne zagadnienia związane z zarządzaniem projektami.

POZIOM TRUDNOŚCI:  1 gwiazdka

Co to jest projekt?

Wiemy już co to jest zarządzanie projektami ale co to jest projekt? Każda metodyka definiuje projekt na własny sposób. Jednak można wyróżnić kilka jego wspólnych cech:

  • jest to tymczasowa organizacja (zwana zespołem projektowym),
  • wytwarzająca unikalny w skali organizacji rezultat,
  • który ma spełniać założone cele biznesowe,
  • w konkretnym przedziale czasowym.

Innymi słowy robimy coś, z kimś, w jakimś celu, na kiedyś. Aby określić wszystkie wyżej przedstawione założenia projektu, należy na początku dobrze go rozpisać. W metodykach służą do tego różne narzędzia. Opisowi konkretnych technik projektowych poświęcę osobny artykuł. Na razie wystarczy wiedzieć, że rozpisanie projektu następuje w fazie inicjacji projektu. Środowisko projektu można podzielić na kilka faz. Najbardziej intuicyjny podział wygląda następująco:

  • faza inicjacji projektu,
  • faza planowania,
  • faza realizacji,
  • faza zakończenia/zamykania projektu.

Podział ten jest przedstawiony w Project Management Body of Knowledge (PMBoK) – metodyce opisanej przez Project Management Institute (PMI). Co kryje się pod tymi pojęciami?

 

Faza inicjacji projektu

W tej fazie wyłania się pomysł na projekt. Kiedy można nazwać pomysł projektem? Jeżeli jest on zgodny z określoną definicją projektu w organizacji i dostarcza rezultat z określonym uzasadnieniem biznesowymi zgodnym z celami strategicznymi organizacji. Wszystkie parametry określa się w tzw. Karcie Projektu, (Project Charter wg. PMBoK, ) której zaakceptowanie stanowi autoryzację projektu w organizacji oraz pozwala na zagospodarowanie zasobów do bardziej szczegółowego planowania przedsięwzięcia.

 

Faza planowania

Po akceptacji dokumentu inicjującego projekt możemy przejść do jego planowania. Na tym etapie trzeba dokładnie zdekomponować projekt w czterech jego głównych obszarach tzn.:

  • zakresu (scope),
  • czasu (time),
  • kosztów (cost),
  • jakości (quality).

Po określeniu każdego obszaru powstaje kompleksowy plan projektu złożony z planów bazowych, do których będziemy się odnosić w kolejnej fazie.

 

Faza realizacji

Kiedy posiadamy już plan, nie pozostaje nam nic innego jak działać według niego. Jako Kierownik Projektu musimy koordynować pracę zespołu, monitorować zgodność prac z planami bazowymi, prowadzić plany bieżące, aktualizować rejestry, monitorować odchylenia i odpowiednio wcześnie reagować na ryzyka projektowe. Należy pamiętać o cyklicznym raportowaniu swoich postępów w projekcie do władz organizacji lub Komitetu Sterującego. Jeżeli pojawi się poważne ryzyko, albo przekroczymy swoje tolerancje w obszarach zarządczych, należy to odpowiednio zanotować w raportach nadzwyczajnych. Po wykonaniu wszystkich prac oraz produktów, możemy przejść do ostatniej fazy.

 

Faza zakończenia/zamykania projektu

Ta faza składa się z dwóch najważniejszych czynności. Pierwsza – jest to raport końcowy z projektu (określony w PMBoK jako dokumentacja zamykania projektu albo fazy – Project or phase closure documents). Określa się w nim produkty końcowe oraz osiągnięcie założonych celów. Drugim, bardzo ważnym elementem jest spisanie tzw. lekcji projektowych – lessons learned. To one powinny być głównym produktem zarządzania projektami w organizacji.

Oskar Kurlanc

BRAK KOMENTARZY

Odpowiedz

10 − 4 =