Facylitacja telekonferencji – 8 prostych wskazówek

Facylitacja telekonferencji – 8 prostych wskazówek

telefon

W dzisiejszych czasach coraz częściej zespoły scrumowe czy projektowe rozproszone są po kilku miastach, krajach, a telekonferencje i "skype meetingi" to korporacyjna codzienność. Facylitacja tego rodzaju spotkań przez scrum mastera czy project managera może stanowić nie lada wyzwanie, gdyż znacząco różni się ona od facylitowania spotkań stacjonarnych i komunikacji face-to-face. Poniżej przedstawiamy kilka porad na efektywną facylitację tego rodzaju meetingów.

  1. Ustal wcześniej cel spotkania i napisz go w zaproszeniu na meeting

    Podaj dokładnie co musi być ustalone i dlaczego jest to ważne. Bez konkretnego celu spotkanie przerodzi się w nic nie wnoszacą, chaotyczną dyskusję i będzie jedynie stratą czasu osób biorących w nim udział.
     

  2. Ułóż wcześniej agendę spotkania i prześlij ją do uczestników

    Im mniej elementu zaskoczenia tym lepiej. Uczestnicy spotkania powinni dokładnie wiedzieć co ich czeka i ile czasu potrwa dana część.
     

  3. Podziel jedno duże spotkanie na kilka mniejszych

    Zastanów się czy faktycznie potrzebne jest zebranie 10 osób na 3 godzinny meeting. Może część spraw da się załatwić w mniejszym gronie, nie angażując niepotrzebnie dodatkowych osób? Może wystarczy jeden telefon i 10 minut rozmowy z jedną, dwoma osobami?
     

  4. Zweryfikuj jakość dźwięku i sprzętu posiadanego przez uczestników spotkania

    Czy wszyscy uczestnicy telekonferencji dysponują odpowiednim zestawem słuchawkowym i nikt nie będzie tworzył swoim mikrofonem w laptopie irytującego echa? Czy wszyscy wiedzą jak wyłączyć swój mikrofon i ustawić jego czułość? Czy w sali konferencyjnej nie zostanie zerwane połączenie bo WiFi ma słaby zasięg? Dobra jakość dźwięku to rzecz kluczowa, nie zapominaj o tym.
     

  5. Poproś o włączenie kamery

    Znacznie lepiej rozmawia się i słucha żywej osoby niż pozbawionego ciała głosu reprezentowanego jedynie przez domyślny avatar na Skypie. Poproś uczestników konferencji o włączenie kamer lub przynajmniej ustawienia swojego aktualnego zdjęcia profilowego. 
     

  6. Spisywanie minutek na współdzielonej tablicy

    Gdy zespół jest rozproszony po kilku różnych krajach może okazać się, że osoby przebywające w jednym z nich mówią z silnym, trudnym do zrozumienia, regionalnym akcentem. Spisywane w widocznym dla wszystkich miejscu ustaleń i kluczowego sensu wypowiedzi wszystkich osób będzie stanowiło ułatwienie w zrozumieniu wypowiadanych słów i pozowli na uniknęcie nieporozumień.
     

  7. Przedstawienie się zanim zacznie się mówić

    W normalnych warunkach nie mamy żadnych problemów z identyfikacją aktualnie przemawiającej osoby. W trakcie tele-konferencji może to już nie być takie proste. Warto, zanim członkowie zespołu nauczą się swoich głosów, wyrobić nawyk przedstawienia się zanim zacznie się mówic.
     

  8. Zapytaj o feedback

    Aby podtrzymać zaangażowanie uczestników spotkania i uniemożliwić zajęcie się innymi rzeczami jak na przykład odpisywanie na zaległe maile, zapytaj raz na jakiś czas o feedback lub wymuś interakcję. Można to zrobić w postaci krótkiej, on-line'owej ankiety na dyskutowany właśnie temat, gdzie każdy musi oddać głos lub prośby o odpowiedź na jakieś proste pytanie. Osoba, która odpowiedziała musi wskazać kolejną.

 

Jakie są Wasze doświadczenia z facylitacją tego typu spotkań? Czekamy na Wasze komentarze,

Jarosław Łojko 

Użytkownicy trafili do nas po frazach:

  • kompetencje PMA
“Any Scrum without working product at the end of a sprint is a failed Scrum.” - Jeff Sutherland

BRAK KOMENTARZY

Odpowiedz