Czym jest facylitacja?

Facylitacja w kontekście frameworku Scrum najczęściej łączona jest z Wydarzeniami Scrumowymi i czynnościami jakie wykonuje Scrum Master. W poprzedniej wersji Scrum Guide’a z 2017 roku było to wręcz napisane wprost: “(…) Facilitating Scrum events as requested or needed.”
Nie jest to jednak jedyna odpowiedzialność SM-a jako facylitatora. Czym w zasadzie jest ta rola i jak wygląda facylitacja w praktyce? Zacznijmy od prostej definicji.

Facylitacja i facylitator – definicje

Na początek zajrzyjmy ponownie do “Przewodnika po Scrumie”. W jego ostatniej wersji z 2020 roku nie znajdziemy już określenia czynności związanych z Wydarzeniami Scrumowymi mianem facylitacji. Zastąpiono je sformułowaniem, że Scrum Master musi zadbać o to, aby wszystkie Wydarzenia Scrumowe się odbyły oraz dąży do tego, aby przebiegały w sposób konstruktywny i mieściły się w przeznaczonych na nie ramach czasowych.

Facylitacja pojawia się za to nieco dalej w akapicie dotyczącym sposobów udzielania wsparcia przez Scrum Mastera dla Product Ownera. Tym razem jest to pojęcie szersze i dotyczy usprawniania współpracy z interesariuszami Produktu rozwijanego przez Zespół Scrumowy. Spróbujmy zatem zbudować krótką definicję uwzględniającą oba powyższe przypadki.

Facylitacja jest zatem pewnym złożonym procesem obejmującym różne, celowe i świadome działania, które mają doprowadzić grupę osób do osiągnięcia określonego, uzgodnionego wcześniej celu. Przykładowo wypracowania planu działania na najbliższy Sprint czy poprawienia współpracy pomiędzy stronami.

Facylitator stosując różne interwencje wpływa bezpośrednio na grupę. Wywołuje reakcje między jej członkami powodując wzrost zachowań określonego rodzaju.
W rezultacie grupa pracuje bardziej efektywnie wypracowując rozwiązania akceptowalne dla wszystkich i osiągając consensus. Rolę facylitatora można zatem porównać do roli katalizatora w reakcji chemicznej, który przyspiesza czy czasem wręcz umożliwia jej zajście.

Warto dodać, że facylitator pozostaje neutralny względem omawianego tematu. Nie powinien posiadać też umocowania do podejmowania merytorycznych decyzji. Należą one wyłącznie do członków facylitowanej grupy.

Wskazówki dla facylitatora

Początki w roli facylitatora z pewnością nie należą do łatwych. Zapewne nie raz zdarzy Ci się, że dwu-godzinne spotkanie przeminie bardzo szybko i nie doprowadzi grupy do niczego konstruktywnego. Aby uniknąć takiej sytuacji następnym razem postaraj się wykorzystać następujące wskazówki:

• Zaplanuj proces – bardzo podstawowym, ale często pomijanym narzędziem facylitacji jest po prostu przygotowanie agendy przed spotkaniem i dokładne określenie jego celu. Zanim zaprosisz uczestników na kolejną tele-konferencję ustal po co się spotykacie i jaki jest oczekiwany rezultat. Zaplanuj przebieg spotkania i zastanów się jakich użyjesz narzędzi.
  
• Zdystansuj się merytorycznie – pamiętaj, że w roli facylitatora musisz pozostać neutralny/a. Twoje zdanie na dany temat się nie liczy, a zatem nie ulegaj pokusie podpowiadania czy sugerowania uczestnikom spotkania swoich rozwiązań.
  
• Nie zapominaj o uczestnikach – to przecież oni ostatecznie będą odpowiadać za pozytywne rezultaty spotkania. Ustal zatem dokładnie ich oczekiwania zanim zaplanujesz cały proces. Gdy już rozpoczniesz spotkanie nie bój się o nich przypominać. Interweniuj w momentach zbaczania z tematu przywołując ustalone wcześniej cele i przywracaj na właściwe tory.
  
• Nie przestawaj angażować – zadbaj o stworzenie bezpiecznej przestrzeni, w której każdy ma szansę do wypowiedzenia się. Wciągaj w dyskusję i proś o wyrażenie opinii. Jeżeli uczestnicy spotkania czują się niekomfortowo odzywając się na forum dużej grupy, możesz początkowo podzielić ją na mniejsze, albo zaproponować porozmawianie w parach. Spróbuj użyć tak zwanej struktury 1-2-4-ALL z Liberating Structures.
  
• Skup się – bądź uważny/uważna i pilnuj aby proces facylitacji zmierzał ku rozwiązaniu. Upewnij się, że zostało ono zrozumiane, zapisane i wiadomo jakie kolejne kroki należy podjąć po spotkaniu.
  
• Dostosuj się – dobre przygotowanie facylitatora to podstawa, ale pozostań elastyczny/a. Być może w trakcie dyskusji pojawią się nieplanowane, dodatkowe wątki, które nie mogą zostać przemilczne. Bądź przygotowany na taką ewentualność i staraj się rozróżnić dystraktory od kroków, których podjęcie może być konieczne zanim osiągnięty zostanie główny cel spotkania.
  
• Nastawienie mentalne – można by zaryzykować stwierdzenie, że facylitacja to nie tylko technika, ale też sposób myślenia, paradygmat “my”. U jego podstaw jest uwzględnianie zarówno potrzeb grupy, poszczególnych jednostek jak i świadomości samego facylitatora w stosowaniu różnych narzędzi. Wszyscy wspólnie i każdy z osobna pracujemy nad osiągnięciem zaplanowanego rezultatu danego spotkania.
  
• Zadawaj pytania otwarte – czyli takie, na które nie można odpowiedzieć “tak” lub “nie”. Zmuszą one uczestników spotkania do szerszej wypowiedzi i będą powodowały dalsze dyskusje. Jeżeli w pewnym momencie pojawi się długotrwała cisza, aby “wycisnąć” z grupy jeszcze więcej zapytaj po prostu “co jeszcze?”
  
• Słuchaj uważnie – jest znacząca różnica między słuchaniem i usłyszeniem. Twoją intencją słuchania powinno być dokładne zrozumienie wypowiedzi i jej kontekstu, a nie uruchomienie konkretnego działania, które miałeś/miałaś przygotowane już w swojej głowie.

Scrum Master w roli facylitatora

Wracając do frameworku Scrum i odpowiedzialności Scrum Mastera. W zakresie obowiązków tej roli będzie zatem facylitacja na kilku różnych płaszczyznach. Po pierwsze, co wspomniano na początku, facylitacja wydarzeń Scrumowych, gdy zajdzie taka potrzeba lub SM zostanie o to wyraźnie poproszony. Po drugie facylitacja lepszej współpracy, komunikacji i relacji wewnątrz Zespołu Scrumowego oraz na linii zespół – otoczenie – organizacja. Po trzecie facylitacja samego procesu Scrumowego i dążenie do ciągłego jego usprawniania.

Model facylitacji SixSteps®

Framework Sześciu Kroków Josefa W. Seiferta to proste i przydatne narzędzie do skutecznej facylitacji niemal każdego spotkania, niezależnie od jego tematyki. Pozwala nadać mu strukturę i określony porządek. Przetestuj przy najbliższej okazji, przykładowo kolejnej Retrospekcji Sprintu, następujący schemat.

1. Wprowadzenie – na samym początku dokładnie przypomnij wszystkim zgromadzonym jaki jest cel spotkania, oczekiwany rezultat oraz uzgodnij panujące zasady (tak zwany kontrakt) oraz ramy czasowe.
   
2. Zbieranie – na tym etapie zbierz indywidualne potrzeby i propozycje tematów do dyskusji. Upewnij się, że każdy miał okazję do zaproponowania swojego wsadu do agendy. Dzięki takiemu zaangażowaniu w proces, uczestnicy spotkania będą czuć się współodpowiedzialni za wypracowane rezultaty.
   
3. Selekcja – zebrane tematy należy następnie przejrzeć oraz nadać im wspólne priorytety. Członkowie spotkania powinni zdecydować, które ostatecznie wątki zostają na agendzie i ile poświęcą im czasu. Przydatny może być tutaj tak zwany “dot voting”. Polega on na tym, że każdy ma do dyspozycji kilka głosów (np. 3) i oddaje je na określone tematy poprzez postawienie w odpowiednim miejscu na agendzie kropki markerem. “Wygrywają” te, które zdobędą najwięcej kropek.
   
4. Praca nad wybranym tematem – nie pozostaje już nic innego jak dyskusja nad wybranym tematem z agendy. Rolą facylitatora będzie równomierne angażowanie wszystkich uczestnikó spotkania w dialog i zapewnianie im przestrzeni do swobodnej wypowiedzi.
   
5. Planowanie akcji – na poprzednim etapie z pewnością pojawi się kilka propozycji na kolejne kroki. To jeszcze nie koniec, na wszystkie genialne pomysły powinien powstać konkretny plan wcielenia ich w życie. Można przypisać do nich konkretne osoby, określić sposób monitorowania rezultatów oraz estymowaną datę wykonania.
   
6. Konkluzja – ostatnim krokiem jest podsumowanie spotkania i refleksja nad tym czy było produktywne i czy osiągnęliśmy określony na początku cel. Warto zastanowić się jakie czynności nam w tym pomogły, a co obniżało efektywność spotkania.

Czym się różni facylitacja od moderacji i mediacji?

Często pojęcie facylitacji występuje jako synonim moderacji, co jest bardzo dużym błędem. Kiedy spotkanie jest facylitowane, a kiedy moderowane? Otóż różnica jest przede wszystkim w zamyśle, w jakim wchodzimy w proces. Moderacja nie polega na dojściu do określonego rezultatu. Przykładowo debata polityczna będzie moderowana. Poza samym subiektywnym zwycięstwem danego kandydata nie ma w zasadzie żadnego określonego celu, można powiedzieć, że udaje się zawsze.

W przypadku facylitacji, przed daną grupą osób postawiony jest konkretny, oczekiwany rezultat spotkania. Nie wiemy dokładnie do jakiego konkretnego rozwiązania dojdą jego uczestnicy, ale nadajemy kierunek dyskusjom. Ostatecznie powinny one doprowadzić do wniosku, na który zgodzą się wszyscy. Przykładowo może być to wypracowanie konkretnych usprawnień sposobu komunikacji w ramach Retrospekcji Sprintu.

Jeszcze czym innym jest mediacja. Różni się ona od facylitacji tym, że ma swój początek w konflikcie. Przykładowo, w ramach mediacji związki zawodowe mogą negocjować lepsze warunki pracy z pracodawcą.

Jakie najczęściej problemy napotykasz w trakcie facylitacji spotkań czy wydarzeń Scrumowych? Zachęcam do podzielenia się komentarzem poniżej . 🙂

Polecane Źródła

The 8 Stances of a Scrum Master – Bary Overeem
Six Step Facilitation by Josef W. Seifert